□ 苏青青

中小企业在我国经济社会发展中发挥着重要作用。截至2021年年末，我国企业数量达4842.3万户，其中99%以上为中小企业，从业人数占全部企业从业人员比例的80%。

与大型企业成熟发展的阶段不同，大多数中小企业尚处于生存与发展阶段。因此，这些中小企业往往聚焦于市场扩张、财务目标的实现，而疏于组织管理。随着组织业务延展和规模的扩展，管理问题开始不断涌现，不得不花费大量的精力和成本去重塑组织形态。

北京梦想加科技有限公司（以下简称“梦想加”）是全国领先的数字化办公空间服务商，以空间为载体、数字技术为手段，从组织行为需求出发，科学规划办公场景，为客户提供选址、空间规划设计、营建、运营和数字化为一体的全链条办公空间解决方案、个性化定制解决方案及办公场景解决方案，累计服务企业3800多家，覆盖注册会员22万家以上。

事实上，专业的数字化办公场景部署，可以前置性地解决一系列后期组织管理问题：通过建立弹性的数字化办公空间帮助企业应对变化，解决后续组织优化问题，助力企业降本增效；通过采用基于行为的办公空间设计策略，构建支持创新与协作的办公环境，不断为员工工作提供动能；强化企业文化在办公环境中的渗透，并通过数字化手段降低办公碳足迹，提升组织向心力。

弹性的“办公空间”策略

企业的办公楼租赁费一直是一笔不小的开支。以一家规模在500人左右的企业为例，假设其在北京CBD核心区租用办公层，那么全年固定的办公空间租赁成本就要超过千万元人民币，而企业在搬入一个新的办公空间时，大多要承担3个月改造周期带来的空置租金浪费。而经济下行中，企业常常会面临组织架构的调整和变化，那么前期的投入极有可能变成一笔较大的沉没成本。

对于很多中小企业而言，由于自身现金流不充裕，抵御风险能力普遍较弱，更需要尽量把钱花在刀刃上。实时变动的组织形态和人员规模，亦需要与之相适应的弹性空间，可以随时变大变小，也可以按实际使用情况计费。

传统的写字楼“租赁+精装修”模式早已不适应中小企业的发展需求，拎包入住、即需即用的办公空间将成为未来10年中小企业的主流选择。

以梦想加为例，会员只需要采用拎包入住的方式，就能即刻拥有高效、舒适、智能的办公环境及周到的办公辅助服务——将选择传统办公楼一次性负担的空间设计营建和改造费用，转化为按月支付的梦想加空间使用服务费，除了降低前期一次性投入风险，也可以在后期随企业形态变化增减办公工位，随时预留变化。

建立数字化“办公空间”策略

据仲量联行2019年写字楼客户调研显示，只有33%的企业办公空间利用率达到了70%。如何提升办公空间利用效率，尽可能地减少租赁面积的浪费是企业增效降本的关键。

通过将数字化管理系统嵌入办公空间，将实体空间数字化：以数字化手段实行员工考勤管理、会议管理、访客管理，空间资源管理、能源管理等，实现全数字化的空间资源配置，降低人力成本。

数字化办公系统也可以帮助企业进行日常空间管理和维护，企业可以将员工姓名、所在部门等情况进行整体系统录入，方便在会议室预定及灵活工位的占用时，有效进行成本归集，按需预定，减少人为造成的空置。当组织规模和形态产生新的变化时，数字化管理系统能够及时反映办公需求和变化，并自动优化办公配置。

梦想加提供的内部数据显示，采用数字化办公系统的空间利用率较传统办公空间平均利用率高出30%以上，而在行政和人力成本方面，梦想加专业的智能办公空间管理系统可以为企业实现1人管理1万平方米的管理效率，节省2/3的企业行政人力成本。

建立提升员工效能的办公环境

疫情后时代资本市场持续收紧，企业竞争加剧，创新能力成为中小企业在中长期取得竞争优势的关键。

良好的办公环境对员工创造性可以产生直接正向的积极影响，这也是众多科技巨头都为此付出大量资金背后的逻辑。2018年，亚马逊就曾斥资40亿美元为员工修建了“热带雨林”总部大楼，通过公共空间的营造，提升员工间的交互体验。苹果公司也花费50亿美元为员工修建了apple park，该园区80%的面积由绿地组成，并采用前沿建筑工艺，打造100%环保的生态园区，将“改变世界”的价值观在办公环境中达到统一。

对于中小企业而言，由于不具备强大现金流作为支撑，故而企业主常常将办公环境作为企业决策中最不重视的部分，甚至艰苦朴素的风格一度成为众多企业引以为傲的常态。为了实现降本，这些当然无可厚非，但值得警示的是，凝固的办公空间对于员工工作效率和创造性的压制，将在中长期对企业发展产生消极影响。

为此，我们鼓励企业通过建立更科学的办公空间策略，以高性价比方式实现办公空间升级。我们提倡建立基于员工办公行为的空间策略，通过建立多种形态的高效会议模块，满足员工正式、非正式以及远程协作和交流的需求；通过健康舒适的环境部署，强化员工工作时的专注体验；更多公共空间和灵活工位部署，强化员工基于自身办公需求的自主选择。

以上策略均能够在极大程度上帮助企业建立创新高效的工作环境，从而提升员工工作的整体效能。

以梦想加的办公空间为例，为了更好地帮助企业提升员工的专注度，进而提升工作效率，梦想加以WELL健康建筑为标准，从空间设计到产品细节均最大限度地引入健康元素。通过通透的自然光线、人工生物节律照明补充、空气质量控制及新风系统的使用、多元化的灵活办公模块和升降式办公桌、室内温湿度控制等设计考量，为员工提供健康支持型空间，为员工工作提供强大支持。

除此以外，梦想加打造协作支持型办公空间系统，建立数字化的正式会议室、培训会议、洽谈间、头脑风暴、敏捷站会、电话间等协作模块，并根据客户使用数据，将功能和配比进行持续迭代，让空间更好地贴合用户办公需求，为员工提供更好的交流和协作体验。

对于负担高昂办公空间设计成本的中小企业而言，选择专业的办公空间服务商，不仅可以帮助企业用高性价比的成本提升办公环境质量，更能够帮助企业在后续的运营过程中随时应对变化。良好的办公环境应始终贴合组织管理发展需要，并支持员工的工作效能，成为企业发展的左膀右臂。

（作者单位：北京梦想加科技有限公司）